律师项目管理太复杂?用思维导图解决丨和讼效率研究院

律师项目管理太复杂?用思维导图解决丨和讼效率研究院
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一位优秀律师首先应该是个优秀的项目管理者。

 

每一位年轻律师在执业早期更多是担任一个执行者的角色,按照上级的指示和要求,定时定量地完成任务。但是,随着你对业务越来越熟悉,经验越来越丰富,你将开始面临更多的工作,可能要同时处理多项任务,需要跟各种各样的人对接……

 

此时,你不再只是一个简单的执行者,更多地需要承担起管理的职责,在明确的期限内想办法完成任务的目标。

 

随着思维的转变,你会发现,大到一个案件,小到一个尽职调查,其实都可以被称为项目,而你是项目的管理者。
 
 
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首先分解项目管理阶段
一般情况下,典型的项目可分为计划阶段、组织阶段、实施阶段和完成阶段,我们可以将案件办理的相关工作逐一分解到这四个阶段中。
 
1、Plan:计划阶段
律师在接到案件项目的时候需要先了解客户需求,其中时间节点很重要,通过讨论得出解决问题的过程和方法,设定预期目标,制定工作步骤,依据过程拆解任务到不同的人员。
2、Do:执行阶段
计划完成后,就可以进入执行阶段了。但我们必须清楚地认识到,这个过程并不是万无一失的,毕竟计划永远赶不上变化,要想及时获知任何变化,执行步骤必须深入进行,监控这个过程中可能出现的各种变量,做好变更管理。
3、Check:检查阶段
完成案件项目后,看案件完成的质量状况,要得到内部和外部的客户反馈,分析缺陷或者可以改善的地方。
4、Action:调整阶段
将总结的经验标准化并内化为自己的知识,或者在律所里面传达经验并在下次的新项目或类似项目使用,落实改善行动。
 
 
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而大部分文科出身的律师是线性思维的,最传统的项目管理流程非常直线:运用表格制定项目计划和人员分配,以文档分类的方式对任务进行汇总整理,最后也许还会有一个表格对业务进行反馈跟踪。

 

可以说一千个律师就有一千种项目管理的方式和习惯,我们想做的是从中找到相对更符合现代律师办案思维的高效方法论。

 

利用思维导图降低项目管理复杂度

 

作为律师,我想你应该经常会做这样的事情——

 

当面对特定的问题时,会不自觉地找一张纸,把脑中的思路在纸上像提纲一样列成核心的1、2、3点,然后根据要点再逐一分解,并进行深入思考……就像下面这张图:
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律师大概是最常使用『结构化思维』的人群了——不论是梳理事实,厘清证据,还是围绕项目阶段做各种计划……因为经常需要处理复杂的法律事务,所以律师需要具备的核心能力之一,就是要能把复杂的信息,梳理成清晰的逻辑。

 

所以『思维导图』成为律师经常使用的工具——因为这款工具的核心功能,就是帮助你把自己脑中的信息『结构化』,然后用『发散的图表』呈现出来,从而帮助你更完整地看清事情整体的框架和逻辑关系。
 一、思维导图在项目管理中的应用 
思维导图是一种将思想图像化的技巧,也是将知识结构图像化的过程。

 

回到我们的专业领域中,思维导图能为律师项目管理做些什么呢?如何运用思维导图?

 

在代理团队中甚至到整个律师事务所的管理过程中,思维导图不但能够清晰体现团队层级结构,更主要的作用在于帮助每个成员理清思路,统一思路。让每一个人都能够知晓现在自己的发展阶段,自己的工作项目以及未来的发展空间和方向。
 
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而作为律师,在提供法律服务同时需要思考,这个过程到底产生了哪些问题,存在哪些风险,对这个项目做出了哪些贡献,实现了有哪些突破。

 

利用思维导图做到以下四点:
 
01、规范“隐”业务流程
业务流程的规范化,不仅在于操作易行的“显性”流程,对于遁形于业务流程中的“隐性”步骤的规范化也不可忽视。
02、优化“暗”时间管理
中途“插队”的任务会干扰整体目标的进度安排,因此设置工作“缓冲带”,同时将重要工作提前,才能推动整体向前。
03、匹配“弱”人力资源
分工明确并不意味着按部就班,而是根据工作需要进行及时调整,突破部门、团队之间的人力资源调配,达到人员协同作业的最佳状态。
04、实现“多”目标管理
在统筹安排、协调分工、准确把控时间进度等条件的催化下,才能实现更优化的目标管理。
 二、思维导图在实务中的应用 
应用到律师实务工作中,拿诉讼业务为例,我们需要分析案情、理顺合同条款、明确案件争议焦点、列明相关主张的法律依据以及列明案件有几种解决途径。

 

其中庭审环节,诉讼中传达信息量最大也是最集中的一个阶段。庭审主要区分为开庭陈述、法庭调查、法庭辩论和最后陈述。

 

在庭审过程中,如果把庭审形容成一场战役,那么思维导图就是你的作战地图。

 

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在准备阶段,用思维导图全面细致的分析案件的材料和争议的焦点,然后将重点标注出来,分析出我方优势和敌方劣势。制定一个知己知彼的战略路线。在每一个阶段,要注意在争议焦点上做好记录,分析法官和对方的注重点,然后依据之前的对策进行陈述和辩论。

 

当然,在过程中一定会出现一些预想不到的点,此时就需要自己的灵活应对,不用拘于原定的思维导图路线,及时调整。

 

在最后的陈述中,在法官询问是否还有其他意见补充时,如果单靠记忆和混乱的笔记,可能一时也想不起还要补充什么,然后说一句“没有”。用了思维导图的话,此时回顾作战地图,在密密麻麻的标注间隙中,就可以很清晰的看到未提到的关键内容。而最后发言中的强调,往往能达到一个不错的效果。
对于非诉业务来讲,在梳理顾问单位的层级关系时股权穿透图就能做到一目了然,在做会议记录等方面都需要思维导图来帮助我们提高效率。

 

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